Digitalisierung im Handwerk: Das müssen Sie beachten

So nutzt das Handwerk die Digitalisierung für sich

Digitalisierung – ein Begriff, der in den Medien, in Wissenschaft und Politik sowie in gesellschaftlichen Debatten immerzu präsent ist. Und durch die Corona-Krise ist das Thema noch mehr zu einem Dauerbrenner geworden. Wie wichtig ist die Digitalisierung eigentlich für das Handwerk? Wo liegen realistische Chancen? Wie kann ein Betrieb digitalisieren, ohne sich zu verheben?

Das Handwerk verändert sich durch die Digitalisierung positiv

Quelle: Lab4Innovations, Wirsindhandwerk.de

Die meisten Akteure im Handwerk stehen der Digitalisierung positiv gegenüber. Mehr als vier von fünf Befragten stimmen der Aussage zu, dass sich das Handwerk durch die Digitalisierung positiv verändern wird. Also dass sich Zeit sparen lässt, Mitarbeiter körperlich entlastet werden, Kosten reduziert oder neue Kunden auf den Betrieb aufmerksam gemacht werden.

Dies ist ein zentrales Ergebnis einer aktuellen Studie*, welche auch im Auftrag der der Deutschen Bank durchgeführt wurde. Die Studie hat die Digitalisierung im Handwerk, speziell im Bau- und Ausbaugewerbe, in den Blick genommen und dafür rund 1.800 Fachleute aus der Praxis befragt. Wir stellen Ihnen hier die Ergebnisse vor, bieten Ihnen Orientierung im digitalen Dschungel und geben Ihnen ganz handfeste Tipps.

*Herausgeber: Wirsindhandwerk.de; Forschungsinstitut: Lab4Innovations: Digitalisierungsbarometer für das Bau- und Ausbauhandwerk, 2020.

Handwerkszeug für die Digitalisierung

Digitalisierung ist zu einem abstrakten Schlagwort geworden. Konkreter ist es, von digitalen Instrumenten, Methoden und Anwendungen zu sprechen. Und welche davon sinnvoll sind, ist abhängig von individuellen Geschäftsmodellen und Branchen. Patentrezepte gibt es nicht.

Wir möchten Ihnen einen ersten Überblick über diese digitale Vielseitigkeit geben. Fachleute aus der handwerklichen Praxis haben gemeinsam mit Digitalisierungsexperten in Workshops erarbeitet, womit ein digitaler Handwerkskoffer ausgestattet sein kann.

Sie haben vier Bereiche identifiziert, in denen Handwerksbetriebe digitale Instrumente anwenden können.

Den Betrieb führen und weiterentwickeln

Strategie: Eine umfassende Strategie für die Digitalisierung dient als konkreter Fahrplan, der es ermöglicht, ganzheitlich vorzugehen und Synergien zu nutzen.
Prozesse: Die schriftliche Dokumentation von betrieblichen Abläufen und Arbeitsverfahren unterstützt den Betrieb dabei, Prozesse bei Bedarf zu verbessern und gezielt zu prüfen, wo digitale Instrumente Abläufe erleichtern können.
IT-Sicherheit: Maßnahmen der IT-Sicherheit müssen regelmäßig aktualisiert und die Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Die Sicherheit der Daten ist spätestens mit der DSGVO für Betriebe jeder Größe relevant geworden.
Qualifikation: Gezielte Weiterbildungen im Umgang mit digitalen Technologien und Trends unterstützen die Mitarbeiter. Digitale Formate wie E-Learning, Webinare oder das Intranet erlauben effiziente Schulungen.
Wachstum: Betriebe, die ihre bestehende Angebotspalette ergänzen oder ganz neue Angebote einführen wollen, sind gut beraten, digitale Geschäftsideen oder -modelle in ihre Überlegungen einzubeziehen.

Mit Kunden kommunizieren und neue Kunden gewinnen

Aktualität: Die Website ist die digitale Visitenkarte jedes Betriebs. Regelmäßig aktualisiert, vermittelt sie Kunden einen guten ersten Eindruck.
Kontakt: Ein übersichtliches Kontaktformular ermöglicht es Interessenten, Ihnen ihre Anliegen direkt zu schildern, und erleichtert es dem Betrieb, die Anfragen zu bearbeiten.
Praxisbeispiele: Auf der Website Fotos oder Videos von gelungenen Projekten zu zeigen, macht die Leistungen eines Betriebs anschaulich. Praxisbeispiele („Vorher-Nachher“) können Kunden motivieren, eigene Bau- oder Ausbauprojekte in Angriff zu nehmen.
Verständlich: Kunden sind keine Fachleute. Verständliche Beschreibungen der Angebote machen die Vorteile klar, die das betriebliche Leistungsspektrum den Kunden bietet.
Mitarbeiter: Die Kompetenzen der guten Mitarbeiter online darzustellen, schafft auf Kundenseite Vertrauen. Auf der anderen Seite kann es die Konkurrenz aufmerksam machen. Hier gilt es, Vorteile und Risiken abzuwägen.
Auffindbarkeit: Es gibt viele Wege, die Präsenz von Websites im Netz zu stärken. Die Handwerkskammern bieten wertvolle Tipps zum sogenannten Suchmaschinen-Marketing.
Kalkulation: Ein Online-Konfigurator oder -Kalkulator kann Kunden dabei unterstützen, sich mit Plänen und Vorhaben vertrauter zu machen, bevor sie sich zur weiteren Konkretisierung an den Betrieb wenden.
Termine: Es ist ein hilfreicher Service, Termine online vereinbaren zu können. Er ist allerdings mit einigem Pflegeaufwand verbunden.
Digitale Dienste: Über die eigene Website hinaus gibt es eine Vielzahl von digitalen Diensten: Messenger-Dienste, Lösungen für das Management von Kundenbeziehungen, Businessprofile in Suchmaschinen, Portale für Vermittlung und Bewertung z.B von Handwerks- und Dienstleistungen oder die Suche nach Mitarbeitern, soziale Medien. Wie aber gelingt es, sich in dieser Fülle nicht zu verzetteln? Jeder neue Kanal, jedes neue Tool benötigt Zeit für die Pflege und die Aktualisierung. Am Anfang sind daher die Fragen hilfreich, was genau mit dem Online-Dienst erreicht werden soll und ob es der geeignete Weg für die unternehmerischen Ziele ist.

So nutzen Handwerker zusätzliche Online-Dienste

Quelle: Lab4Innovations, Wirsindhandwerk.de

So nutzen Handwerker digitale Medien für die Kundenkommunikation:

Geschäfts- und Verwaltungsprozesse organisieren

Angebote: Eine Kalkulations-Software kann den Aufwand für die Kalkulation und Erstellung von Angeboten deutlich reduzieren.
Standard-Prozesse: Software-Lösungen gibt es auch für zahlreiche andere Standard-Prozesse in Betrieben, etwa die Projektsteuerung, die Planung von Kapazitäten und Resourcen sowie die Verwaltung von Lager und Bestellungen.
Schnittstellen: Zu welchen wichtigen Partnern lohnen sich digitale Schnittstellen? Lieferanten, Steuerberater oder Banken: Digitale Anbindung erleichtert und beschleunigt wiederkehrende Abläufe.
Dokumente: Ein digitales Dokumentenmanagement unterstützt Betriebe dabei, steuerlich relevante Belege so zu archivieren, wie es die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorschreiben.
Personalbuchhaltung: In größeren Betrieben vereinfachen digitale Personalakten administrative Prozesse, sparen Papier und Lagerkapazitäten und unterstützen mobiles Arbeiten.
E-Rechnungen: Seit Ende November 2020 gilt die Pflicht, bei allen behördlichen Kunden, etwa Gemeinden, elektronische Rechnungsformate zu verwenden (z.B. ZUG www.ferd-net.de).
Unterschriften: Die sogenannte einfache elektronische Signatur genügt für zahlreiche geschäftliche Anwendungen. Weitere Informationen geben u.a. Handwerkskammern.
Neugeschäft: Neue geschäftliche Chancen lassen sich über elektronische Vergabeplattformen erschließen.

Betriebliche Leistungen erbringen

Aufmaß: 2D- oder 3D-Anwendungen haben unter anderem den großen Vorteil, dass die digitalen Daten sofort am Rechner weiterverarbeitet werden können und das zeitintensive und fehlerbehaftete Eintippen wegfällt.
Entwicklung: 3D-Konstruktions- und Planungsprogramme zur Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen unterstützen Sie durchgängig vom Verkauf über Planung, Präsentation und Konstruktion bis zur Fertigung.
Projektstatus: Mit einem digitalen Bautagebuch lassen sich beispielsweise Baufortschritte dokumentieren, Mängel leichter managen und Abnahmen vereinfachen. Der mobile Zugriff auf Kunden- und Projektunterlagen erlaubt es, vor Ort flexibler und schneller zu reagieren.
Einsatzzeiten: Einfache Apps ermöglichen es, Arbeitszeiten exakt projektbezogen zuzuordnen.
Kooperation: Digitale Kommunikationsdienste erleichtern die Kooperation von Mitarbeitern betriebsintern ebenso wie gewerkeübergreifend.
Materialbestand: Beim Werkzeugtracking, bei Just-in-time-Lieferungen vor Ort oder der Baustellenlogistik spart ein digitales Material- und Werkzeugmanagement Aufwand und Nerven.